Kebijakan Privasi Kasira - Time Attendance

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kasira - Time Attendance melalui aplikasi Kasira - Time Attendance mengakses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan membagikan data pengguna untuk layanan absensi, pengelolaan karyawan, perangkat absensi, laporan, billing, dan pembayaran.

Terakhir diperbarui: 7 Juni 2026

1. Ruang Lingkup

Kasira - Time Attendance adalah aplikasi SaaS untuk perusahaan dan organisasi. Aplikasi ini digunakan oleh admin perusahaan, user internal, dan karyawan untuk mengelola absensi, data karyawan, jadwal kerja, perangkat absensi, laporan, serta langganan layanan.

Dalam konteks layanan ini, perusahaan atau organisasi pelanggan dapat menjadi pengendali data untuk data karyawan yang mereka masukkan, sementara Kasira memproses data tersebut untuk menyediakan layanan sesuai instruksi pelanggan.

2. Data Yang Kami Kumpulkan

Data akun dan perusahaan

Nama admin, email, nomor telepon, password yang disimpan dalam bentuk hash, nama perusahaan, data kantor, departemen, jabatan, role, permission, dan status akun.

Data karyawan

Nama karyawan, NIK atau kode internal, kantor, departemen, jabatan, status kerja, jadwal, mapping perangkat, akun login karyawan, dan foto profil jika diunggah.

Data absensi

Waktu scan masuk/pulang, tanggal kerja, status kehadiran, keterlambatan, durasi kerja, sumber absensi, ID log perangkat, serta data import manual bila digunakan.

Data lokasi dan selfie

Jika absensi GPS diaktifkan, aplikasi mengumpulkan latitude, longitude, akurasi, jarak ke kantor, waktu perangkat, label perangkat, dan selfie absensi jika diwajibkan.

Data perangkat dan jaringan

Informasi mesin absensi seperti nama perangkat, IP address, port, serial/model jika tersedia, status koneksi, mapping user perangkat, dan hasil scan jaringan lokal saat admin mencari perangkat.

Data billing dan pembayaran

Paket, add-on, kuota, periode berlangganan, invoice, order ID, status pembayaran, nominal transaksi, dan metadata pembayaran dari penyedia pembayaran.

Kasira tidak menyimpan nomor kartu, PIN bank, CVV, atau detail instrumen pembayaran penuh. Pemrosesan pembayaran dilakukan oleh penyedia pembayaran pihak ketiga.

3. Izin Aplikasi

Internet dan jaringan: untuk login, sinkronisasi data, pembayaran, laporan, dan komunikasi dengan server Kasira.
Akses WiFi/jaringan lokal: untuk membantu admin menemukan mesin absensi di jaringan lokal yang sama.
Lokasi: untuk menentukan titik kantor dan memvalidasi absensi GPS sesuai radius yang ditetapkan perusahaan.
Kamera: untuk foto profil atau selfie verifikasi absensi bila fitur tersebut diaktifkan.
Mikrofon: aplikasi tidak menggunakan data audio untuk absensi. Jika izin ini muncul karena komponen kamera/media tertentu, audio tidak direkam atau diunggah oleh Kasira kecuali ada fitur yang secara eksplisit meminta dan menjelaskannya kepada pengguna.

4. Cara Kami Menggunakan Data

Membuat, memverifikasi, dan mengamankan akun admin serta akun karyawan.
Mengelola data organisasi, kantor, jadwal, role, permission, dan data karyawan.
Mencatat, menghitung, menampilkan, dan mengekspor laporan kehadiran.
Memvalidasi absensi GPS berdasarkan radius kantor, akurasi lokasi, dan kebijakan perusahaan.
Menghubungkan dan menyinkronkan mesin absensi yang didaftarkan oleh perusahaan.
Mengelola paket berlangganan, add-on, kuota, invoice, dan status pembayaran.
Mengirim email verifikasi, reset password, notifikasi layanan, dan dukungan pelanggan.
Mendeteksi penyalahgunaan, menjaga keamanan sistem, menganalisis gangguan, dan memenuhi kewajiban hukum.

5. Pembagian Data Kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual data pribadi pengguna. Data dapat dibagikan secara terbatas kepada:

Admin perusahaan pelanggan: untuk mengelola karyawan, absensi, jadwal, laporan, dan akses user dalam tenant perusahaan tersebut.
Penyedia hosting, database, dan infrastruktur: untuk menjalankan layanan Kasira secara aman dan stabil.
Penyedia email: untuk mengirim verifikasi email, reset password, dan notifikasi layanan.
Midtrans atau penyedia pembayaran lain: untuk membuat checkout, memproses pembayaran, dan memperbarui status transaksi.
Google Maps atau layanan peta terkait: bila digunakan untuk menampilkan atau menentukan titik lokasi kantor.
Otoritas hukum: bila diwajibkan oleh hukum, regulasi, proses hukum, atau permintaan resmi yang sah.

6. Keamanan Data

Password disimpan menggunakan hash, bukan teks asli.
Kredensial perangkat disimpan dalam bentuk terenkripsi.
Akses data dibatasi berdasarkan login, role, permission, dan tenant perusahaan.
Komunikasi production harus menggunakan HTTPS agar data terenkripsi saat transit.
Token sesi disimpan melalui mekanisme penyimpanan aman yang tersedia pada platform aplikasi.
Kami menerapkan kontrol operasional untuk mengurangi akses tidak sah, perubahan data yang tidak sah, dan kehilangan data.

7. Retensi Data

Data disimpan selama akun perusahaan atau langganan masih aktif, selama diperlukan untuk menyediakan layanan, menyelesaikan sengketa, menjaga keamanan, memenuhi kewajiban hukum, atau sesuai kebijakan retensi perusahaan pelanggan.

Data invoice dan transaksi dapat disimpan lebih lama sesuai kebutuhan audit, akuntansi, pajak, atau kewajiban hukum yang berlaku. Backup sistem dapat menyimpan salinan data sementara sampai siklus backup berakhir.

8. Akses, Koreksi, dan Penghapusan Data

Admin perusahaan dapat memperbarui banyak data operasional langsung dari aplikasi. Karyawan dapat menghubungi admin perusahaan masing-masing untuk koreksi data karyawan atau data absensi yang dikelola oleh perusahaan.

Jika Anda ingin menghapus akun aplikasi dan data terkait, gunakan menu "Hapus Akun & Data" di aplikasi. Pengguna yang masih dapat login dapat mengirim konfirmasi langsung dari aplikasi tanpa perlu mengirim email.

Panduan penghapusan akun juga tersedia di /account-deletion.

Setelah permintaan valid diterima, data akan dihapus atau dianonimkan dalam waktu yang wajar, kecuali data tertentu masih perlu disimpan untuk kewajiban hukum, keamanan, audit, penyelesaian sengketa, atau catatan transaksi.

9. Privasi Anak

Kasira - Time Attendance ditujukan untuk penggunaan bisnis dan operasional perusahaan, bukan untuk anak-anak. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data anak-anak sebagai pengguna umum aplikasi. Jika perusahaan memasukkan data pekerja atau peserta magang, perusahaan bertanggung jawab memastikan dasar hukum dan persetujuan yang diperlukan.

10. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur, regulasi, atau praktik operasional. Versi terbaru akan tersedia pada halaman ini dengan tanggal pembaruan yang diperbarui.

11. Kontak Privasi

Untuk pertanyaan privasi, permintaan akses data, koreksi, atau penghapusan akun, hubungi:

Kasira - Time Attendance

Email: privacy@kasira.net